HRS số 1 - Chính sách nguồn nhân lực cụ thể

Chính sách nguồn nhân lực cụ thể (Bài HRS số 1)

Trong khi chính sách chung tập trung về giá trị, chính sách cụ thể mang tính hướng dẫn về cách thức nhà quản trị nên giải quyết các vấn đề của quản trị nguồn nhân lực. Chính sách cụ thể nên bao phủ những lĩnh vực như được nêu sau đây: các cơ hội công bằng, quản trị sự đa dạng, tuổi và việc làm, sự thăng tiến, sự cân bằng công việc- cuộc sống, sự phát triển của nhân viên, khen thưởng, sự tham gia và liên quan, các mối quan hệ nhân viên, các công nghệ mới, sức khoẻ và an toàn, kỷ luật, lời than phiền, quấy rối tình dục, bắt nạt, hút thuốc, AIDS, e-mail.

• Cơ hội công bằng

Chính sách cơ hội công bằng nên được giải thích rõ ràng quyết tâm của tổ chức trong việc phân chia cơ hội đều cho mọi người, bất chấp giới tính, màu da, tín ngưỡng, tàn tật, tuổi tác hoặc tình trạng hôn nhân. Chính sách nên giải quyết phạm vi mà tổ chức muốn đưa ra các hành động quả quyết để khôi phục lại sự mất cân bằng giữa số lượng nhân viên được tuyển dụng dựa theo giới tính hoặc sắc tộc.

Chiến lược nên được đưa ra, chẳng hạn như sau:
1. Chúng tôi là người sử dụng lao động công bằng. Điều này có nghĩa là chúng tôi không cho phép sự phân biệt trực tiếp hoặc gián tiếp chống lại bất kỳ nhân viên nào dựa trên nền tảng sắc tộc, quốc tịch, giới tính, tàn tật, tôn giáo, tình trạng hôn nhân hoặc tuổi tác.

2. Sự phân biệt trực tiếp diễn ra khi một người bị đối xử ít tử tế hơn những người khác, hoặc bị đối xử tệ trong hoàn cảnh giống nhau.

3. Sự phân biệt gián tiếp diễn ra khi có chủ đích một điều kiện được áp dụng mà ảnh hưởng bất lợi lên sự cân xứng đáng kể về mặt sắc tộc, tôn giáo, quốc tịch, giới tính, hoặc tình trạng hôn nhân của nhân viên, tàn tật hoặc tuổi tác.

4. Công ty sẽ đảm bảo rằng qui tắc cơ hội công bằng được áp dụng ở tất cả các chính sách nguồn nhân lực và đặc biệt với qui trình liên quan đến tuyển dụng, phát triển và thăng tiến cho nhân viên của tổ chức.

5. Nơi thích hợp và nơi chấp nhận điều luật phù hợp và tập hợp các thực hành thích hợp, nhân viên dưới quyền sẽ được tham gia các chương trình đào tạo thích hợp và được khuyến khích để đạt được cơ hội công bằng.

• Quản trị sự đa dạng
Một chính sách về quản trị sự đa dạng thừa nhận rằng có những điểm khác biệt giữa nhân viên và những khác biệt này nếu được quản lý đúng đắn có thể thực hiện công việc hiệu quả và có hiệu suất hơn. Chính sách này không tập trung chuyên vào vấn đề phân biệt mà thay vào đó là tập trung nhận ra sự khác biệt giữa các nhân viên.

Quản trị sự đa dạng thừa nhận các lợi ích có thể thu được từ những sự khác biệt. Nó khác cơ hội công bằng, có mục đích là làm luật để chống lại sự phân biệt, quản trị sự đa dạng giả thiết rằng con người khác nhau nhưng nên được hài hợp với tổ chức, và dựa vào các chương trình hành động tích cực.

Một chính sách quản trị sự đa dạng nên:
- Thừa nhận sự khác biệt văn hoá và cá nhân tại nơi làm việc;
- Phát biểu rằng tổ chức đánh giá cao những khác biệt chất lượng mà nhân viên đưa vào công việc của họ;
- Nhấn mạnh nhu cầu để xoá bỏ thành kiến trong những lĩnh vực như sự tuyển chọn, thăng tiến, đánh giá thành tích, tiền lương và cơ hội học hỏi;
- Tập trung sự chú ý vào sự khác biệt cá nhân hơn là sự khác biệt nhóm.

• Tuổi và công việc
Chính sách nên xác định cách tiếp cận tổ chức thông qua để lôi kéo, khuyến khích và đào tạo nhân viên lớn tuổi. Chính sách cũng nên nhấn mạnh tiêu chuẩn duy nhất cho việc tuyển chọn và thăng tiến nên dựa trên khả năng làm việc; và tiêu chuẩn duy nhất cho việc đào tạo và lòng tin rằng nhân viên sẽ nhận được lợi ích bất chấp tuổi tác.

• Thăng tiến
Chính sách thăng tiến có thể phát biểu ý định của tổ chức để khuyến khích từ mọi nơi, điều này thích hợp như một phương tiện thoả mãn các yêu cầu của tổ chức về một đội ngũ nhân viên chất lượng cao. Tuy nhiên, chính sách này có thể nhận ra sẽ có một số dịp khi nhu cầu hiện tại và tương lai của tổ chức chỉ có thể được đáp ứng bằng cách tuyển dụng từ bên ngoài. Ý nghĩa chủ yếu là một tổ chức hùng mạnh vẫn thỉnh thoảng cần truyền những xung lượng mới nếu muốn tổ chức không đình trệ. Hơn nữa, các chính sách có thể phát biểu rằng nhân viên sẽ được khuyến khích xin công việc được quảng cáo bên trong tổ chức, và sẽ không bị các nhà quản trị cản trở thăng tiến, tuy nhiên sự miễn cưỡng sau đó có thể đánh mất nhân viên.

• Cơ hội cân bằng công việc và cuộc sống
Chính sách cân bằng công việc và cuộc sống xác định cách tổ chức dự định cho phép nhân viên một sự linh hoạt lớn hơn trong khuôn khổ công việc của họ, nhờ đó họ có thể cân bằng những công việc họ làm với trách nhiệm và sự quan tâm của họ ở bên ngoài công việc. Chính sách sẽ chỉ ra cách những thực tiễn công việc linh hoạt có thể được phát triển và thực hiện như thế nào. Chính sách này cũng nhấn mạnh số giờ làm việc phải được xem như là một tiêu chuẩn cho việc đánh giá thành tích. Nó cũng đề ra những chỉ dẫn cho những sự sắp xếp cụ thể có thể được tạo ra, chẳng hạn như giờ linh hoạt, tuần làm việc bị dồn nén, thuật ngữ thời hạn làm việc, làm việc tại nhà, nghỉ phép đặc biệt vì cha mẹ và người chăm sóc, nghỉ ngơi công việc và nhiều loại chăm sóc trẻ nhỏ.

• Sự phát triển nhân viên
Chính sách phát triển nhân viên có thể diễn tả sự cam kết của tổ chức với sự phát triển không ngừng các kỹ năng và khả năng của nhân viên để tối ưu hoá đóng góp của họ và cho họ cơ hội để nâng cao các kỹ năng, nhận ra tài năng tiềm ẩn của họ, nâng cao sự nghiệp và tăng khả năng được tuyển dụng của họ ở trong và ngoài tổ chức.

• Chính sách tưởng thưởng 
Chính sách tưởng thưởng có thể kiểm soát những vấn đề chẳng hạn như:
- Cung cấp một hệ thống tiền lương công bằng;
- Tiền lương công bằng xứng đáng với giá trị công việc;
- Việc trả lương, tiền thưởng cho thành tích, sự thành thạo, kỹ năng hoặc đóng góp;
- Chia sẻ thành công của tổ chức (qui chế tăng lương cho nhân viên xuất sắc hoặc là tiền chia lợi nhuận);
- Mối quan hệ giữa các cấp bậc tiền lương trong tổ chức và tỉ lệ thị trường;
- Sự cung cấp các lợi ích nhân viên, bao gồm lợi ích linh hoạt nếu đúng đắn;
- Tầm quan trọng đựơc gắn với tiền thưởng phi tài chính bắt nguồn từ sự thừa nhận, sự hoàn thành, quyền quyết định và cơ hội phát triển.

• Cơ hội tham gia
Chính sách tạo cơ hội tham gia (thuộc chính sách tiếng nói nhân viên) nên giải thích rõ ràng niềm tin của tổ chức trong việc cho nhân viên một cơ hội để có tiếng nói về những vấn đề ảnh hưởng họ. Chính sách này cũng xác định cơ chế cho tiếng nói nhân viên, chẳng hạn như tham gia tư vấn.

• Đảm bảo quyền nhân viên
Chính sách mối quan hệ nhân viên sẽ đề ra cách tiếp cận của tổ chức với quyền lợi của nhân viên để có được sự quan tâm của họ để trình bày với các nhà quản trị thông qua các hiệp đoàn thương mại, các nghiệp đoàn hoặc các tổ chức khác của hệ thống đại diện.

• Công nghệ mới
Một phát biểu về chính sách công nghệ mới có thể tuyên bố rằng sẽ có sự hội đàm, bàn bạc về giới thiệu công nghệ mới, và những bước tổ chức thực hiện để giảm thiểu rủi ro của những sự dư thừa bắt buộc hoặc ảnh hưởng bất lợi lên những thuật ngữ và điều kiện trong thoả thuận công việc.

• Sức khoẻ và an toàn
Những chính sách sức khoẻ và an toàn kiểm soát cách tổ chức sự định cung cấp địa điểm và hệ thống công việc đảm bảo sức khỏe và an toàn nhân viên.

• Kỷ luật
Chính sách kỷ luật nên phát biểu rằng các nhân viên có quyền biết điều gì được mong đợi từ họ và điều gì có thể xảy ra nếu họ vi phạm qui tắc của tổ chức. Chính sách này cũng chỉ ra một điểm rằng, khi giải quyết các trường hợp kỷ luật, tổ chức sẽ đối xử với nhân viên phù hợp.

• Khiếu nại và lời phàn nàn
Chính sách về khiếu nại, phàn nàn có thể phát biểu rằng nhân viên có quyền biểu lộ sự phàn nàn của họ với giám đốc, có quyền được cử đại diện theo yêu cầu, và họ cũng có quyền khiếu nại lên cấp cao hơn nếu họ cảm thấy lời phàn nàn của họ chưa được giải quyết hợp lý.

• Ứng xử với dư thừa
Chính sách ứng xử với dư thừa có thể phát biểu rằng đây là mục đích của tổ chức để lợi dụng những nỗ lực tốt nhất của họ để tránh sự dư thừa không chủ tâm thông qua quy trình bố trí lại và đào tạo lại nguồn nhân lực. Tuy nhiên, nếu sự dư thừa là những dư thừa bị ảnh hưởng không tránh được, thì một phương pháp công bằng, nhiều cảnh báo được đưa ra và mọi hỗ trợ có thể được tổ chức cung cấp đề giành được công việc thay thế thích hợp.

• Bắt nạt 
Một chính sách chống lại hành vi bắt nạt phát biểu tổ chức sẽ không dung thứ cho việc bắt nạt và những người, cố chấp bắt nạt nhân viên của họ, sẽ là đối tượng của các hành động kỷ luật, những hành động mà có thể rất gay gắt trong những trường hợp xấu. Chiến lược sẽ làm cho nó rõ ràng hơn: những người đang bị bắt nạt nên có quyền bàn luận vấn đề với đại diện ban quản trị hoặc thành viên của bộ phận nguồn nhân lực, và những người đó cũng phải có quyền phàn nàn. Chính sách này cũng nên nhấn mạnh là nếu lời phàn nàn được tiếp nhận, nó sẽ được điều tra một cách thấu đáo.

• Hút thuốc
Chính sách hút thuốc sẽ xác định các qui định không hút thuốc bao gồm nơi nào, nếu có chút nào, hút thuốc được cho phép.

• E-Mail
Chính sách về e-mail có thể phát biểu rằng việc gửi hoặc tải về các e-mail tấn công thì bị cấm, và những người gửi hoặc tải về những e-mail như trên sẽ là đối tượng của qui trình kỷ luật thông thường. Chính sách cũng có thể cấm bất kỳ việc lướt qua hoặc tải về các tư liệu không liên quan tới công việc, mặc dù điều này khó có thể làm cho có hiệu lực. Một vài công ty luôn luôn tin rằng việc sử dụng hợp lý điện thoại là chấp nhận được, và chính sách này có thể được mở rộng sang e-mail.
Nếu tổ chức quyết định rằng e-mail của nhân viên nên được kiểm soát để kiểm tra việc sử dụng quá đáng hoặc không thể chấp nhận được, sau đó điều này lên được bao gộp trong chính sách e-mail. Một phát biểu về chính sách có thể bao gồm ảnh hưởng rằng ‘công ty duy trì quyền để truy cập và kiểm soát tất cả các tin được tạo ra, được gửi, được nhận hoặc được lưu giữ trong hệ thống công ty’.